Większość firm budowlanych zna koszt swoich maszyn w jednej postaci: rata leasingu plus paliwo. To dwie pozycje z kilkunastu, a te pominięte potrafią razem przekroczyć obie znane. Poniższa lista jest do przejścia w pół godziny z jedną maszyną — najlepiej tą, o której podejrzewasz, że jest najdroższa. Przy każdej pozycji jest napisane, skąd wziąć liczbę i jak często ją odświeżać.
Koszty stałe: płacisz, nawet gdy maszyna stoi
| Pozycja | Skąd wziąć liczbę | Aktualizuj |
|---|---|---|
| Rata leasingu / kredytu lub amortyzacja | umowa, księgowość | raz w roku |
| Ubezpieczenie (OC, casco maszyn) | polisa | przy odnowieniu |
| Badania i dozór (UDT dla sprzętu pod dozorem: podnośniki, żurawie, ładowarki teleskopowe) | decyzje UDT, faktury | przy każdym badaniu |
| Miejsce postoju, plac, hala | czynsz podzielony na maszyny | raz w roku |
| Telematyka, GPS, abonamenty | faktury miesięczne | raz w roku |
Te pozycje są łatwe do zebrania i prawie nikt ich nie sumuje na maszynę. A to właśnie ta suma mówi, ile kosztuje dzień przestoju: koszty stałe podzielone przez liczbę dni roboczych to kwota, którą tracisz, gdy koparka stoi na placu.
Koszty zmienne: rosną z każdą motogodziną
| Pozycja | Skąd wziąć liczbę | Aktualizuj |
|---|---|---|
| Paliwo | tankowania przypisane do maszyny, nie do kierowcy | co miesiąc |
| Operator | godziny pracy × stawka z narzutami | co miesiąc |
| Przeglądy okresowe (co 250 / 500 / 1000 mth) | faktury serwisu + części z magazynu | po każdym przeglądzie |
| Naprawy nieplanowane | zlecenia serwisowe przypisane do maszyny | po każdej naprawie |
| Materiały eksploatacyjne: oleje, filtry, smary | wydania z magazynu | co miesiąc |
| Ogumienie / gąsienice / zęby łyżek | faktury | przy wymianie |
Kluczowe słowo w tej tabeli to „przypisane do maszyny". Paliwo rozliczane na kierowcę albo na budowę nie mówi nic o tym, która maszyna pali za dużo. Naprawy rozliczane w jednej pozycji „serwis" nie pokazują, że jedna z pięciu koparek generuje połowę kosztów.
Przeglądy warto liczyć od stanu licznika, nie od daty — czym są motogodziny i jak z nich wyprowadzić harmonogram, opisaliśmy we wpisie motogodziny: co to jest i jak liczyć przeglądy.
Koszty ukryte: nie ma ich na żadnej fakturze
- Przestój. Dzień, w którym maszyna nie pracuje z powodu awarii lub czekania na część. Policz: koszty stałe dzienne plus ewentualny wynajem zastępczy plus kara umowna, jeśli harmonogram budowy się przesunął.
- Transport między budowami. Laweta, czas operatora, paliwo. Przy maszynach jeżdżących co dwa tygodnie na inną budowę to pozycja rzędu kilku tysięcy złotych miesięcznie.
- Spóźniony przegląd. Awaria hydrauliki po przekroczeniu interwału wymiany oleju kosztuje wielokrotność samego przeglądu. Ta pozycja jest ukryta w „naprawach nieplanowanych", ale jej przyczyna jest planowalna.
- Praca na biegu jałowym. Silnik pracuje, licznik motogodzin bije, paliwo znika, a maszyna nic nie robi. Szacunkowo 20–40% czasu pracy silnika w maszynach budowlanych to bieg jałowy. Skraca to interwały przeglądów i obniża wartość odsprzedaży.
- Czas biura. Szukanie faktury za ostatni przegląd, dzwonienie do operatora z pytaniem o stan licznika, ręczne przepisywanie kosztów do arkusza. Godziny, których nikt nie liczy.
Koszt na końcu: wartość odsprzedaży
Maszyna z kompletną, udokumentowaną historią przeglądów sprzedaje się drożej i szybciej niż identyczna bez historii. Różnica bywa liczona w dziesiątkach tysięcy złotych przy koparce średniej klasy. Kupujący pyta o historię serwisową w pierwszym zdaniu, a „robiliśmy wszystko na czas, tylko nie mamy papierów" jest odpowiedzią, która obniża cenę.
Wpisz więc na listę: czy dla tej maszyny jesteś w stanie w pięć minut wydrukować historię przeglądów z datami, stanami licznika i wymienionymi częściami? Jeżeli nie, ta pozycja kosztuje Cię przy sprzedaży.
Jak przejść listę w 30 minut
- Wybierz jedną maszynę — tę, o której podejrzewasz, że jest najdroższa.
- Zbierz koszty stałe z umów i polis. Podziel przez 250 dni roboczych: masz koszt dnia przestoju.
- Zbierz koszty zmienne z ostatnich 12 miesięcy. Podziel przez motogodziny z tego okresu: masz koszt motogodziny.
- Do kosztu motogodziny dodaj koszty stałe podzielone przez roczne motogodziny. To pełny koszt godziny pracy tej maszyny — liczba, którą powinieneś znać przy wycenie każdej roboty.
- Sprawdź, ile pozycji musiałeś oszacować, bo danych nie było. To lista rzeczy do ewidencjonowania od przyszłego miesiąca.
Co z tego wynika dla ewidencji
Ta lista da się prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym — dla trzech maszyn. Przy dziesięciu arkusz przestaje być aktualizowany, bo koszty powstają w pięciu miejscach naraz: na stacji paliw, w warsztacie, w magazynie, w biurze i u ubezpieczyciela. Każdy z nich musi trafić do jednej kartoteki maszyny, w momencie powstania, a nie na koniec kwartału z pamięci.
Na tym polega sens programu do zarządzania flotą maszyn i pojazdów: naprawy, części z magazynu i odczyty licznika zapisują się przy konkretnej maszynie, a zestawienie kosztów jej utrzymania jest raportem, nie projektem na weekend. Zanim jednak wybierzesz jakiekolwiek narzędzie, przejdź listę ręcznie dla jednej maszyny — dopiero wtedy będziesz wiedzieć, których pozycji Ci naprawdę brakuje.