Spór o uszkodzoną maszynę zaczyna się zawsze tak samo: klient twierdzi, że rysa na ramieniu była przy wydaniu, wypożyczalnia — że nie było jej na pewno. Bez protokołu ze zdjęciami żadna ze stron nie ma dowodu i przegrywa ta, która ma mniej cierpliwości. Protokół wydania i zwrotu jest więc przede wszystkim dokumentem dowodowym, a dopiero potem formalnością. Poniżej: co musi zawierać, jak robić zdjęcia, żeby coś udowodniły, i gotowy wzór do skopiowania.
Dwa protokoły, jedna maszyna
Protokół wydania i protokół zwrotu to ten sam formularz wypełniony dwa razy. Jego wartość bierze się z porównania: to, czego nie zapisano przy wydaniu, nie istnieje przy zwrocie. Dlatego oba muszą mieć identyczny układ pól — inaczej porównanie jest niemożliwe.
Najczęstszy błąd to szczegółowy protokół wydania i zwrot „na oko", bo klient się spieszy, a plac jest zajęty. Zwrot musi być tak samo dokładny, bo dopiero on zamyka rozliczenie: dni płatne, motogodziny ponad limit, paliwo, uszkodzenia, kaucja.
Co musi zawierać protokół
| Sekcja | Pola | Po co |
|---|---|---|
| Strony | nazwa i NIP wypożyczalni, dane klienta, osoba odbierająca z numerem dokumentu, numer umowy najmu | protokół bez powiązania z umową jest luźną kartką |
| Maszyna | typ, model, numer seryjny lub inwentarzowy, rok produkcji | „koparka" to za mało, gdy na placu stoją trzy |
| Liczniki | stan motogodzin, ewentualnie przebieg, ze zdjęciem wyświetlacza | podstawa rozliczenia limitu mth i dowód w sporze |
| Paliwo | poziom w ósemkach lub procentach, ze zdjęciem wskaźnika | zwrot z pustym bakiem to kilkaset złotych różnicy |
| Osprzęt i wyposażenie | lista: łyżki, młot, szybkozłącze, kluczyki, dokumenty, gaśnica, trójkąt | brakujący osprzęt przy zwrocie musi mieć punkt odniesienia |
| Stan techniczny | uszkodzenia zaznaczone na rysunku maszyny, opis słowny, sprawność świateł, hydrauliki, hamulców | rysunek jest jednoznaczny, opis „drobne rysy" nie |
| Zdjęcia | liczba zdjęć, data i godzina, kto wykonał | zdjęcia bez daty i bez powiązania z protokołem tracą moc dowodową |
| Terminy | data i godzina wydania, planowany termin zwrotu, miejsce | od tego liczy się dni płatne |
| Podpisy | obu stron, z datą i imieniem czytelnie | bez podpisu klienta protokół jest jednostronnym oświadczeniem |
Zdjęcia, które coś udowadniają
Zdjęcia robi się w tej samej kolejności przy każdym wydaniu i zwrocie, żeby nic nie pominąć. Minimalny komplet dla maszyny na podwoziu:
- cztery strony maszyny z odległości pokazującej całość,
- każde koło lub gąsienica z bliska,
- kabina: siedzenie, panel, szyby,
- wyświetlacz z licznikiem motogodzin i wskaźnikiem paliwa,
- osprzęt: każda łyżka, młot, złącze osobno,
- każde istniejące uszkodzenie z bliska i z daleka, żeby dało się je umiejscowić.
Zdjęcie ma mieć datę — telefon zapisuje ją automatycznie, o ile zdjęcia trafiają do protokołu bezpośrednio, a nie są przesyłane komunikatorem, który usuwa metadane. Rób zdjęcia w świetle dziennym albo z latarką; zdjęcie, na którym nie widać rysy, nie dowodzi, że jej nie było.
Co dodatkowo przy zwrocie
- Porównanie z wydaniem pole po polu, przy kliencie. Nowe uszkodzenie zaznaczasz na tym samym rysunku innym kolorem.
- Rozliczenie motogodzin: stan przy zwrocie minus stan przy wydaniu, porównane z limitem z umowy.
- Paliwo: różnica względem wydania przeliczona na złotówki według stawki z umowy.
- Czystość: jeżeli umowa przewiduje opłatę za mycie, zdjęcie zabrudzonej maszyny musi być w protokole.
- Dni płatne: które daty są naliczane, a które (weekendy, przestój z winy wypożyczalni) nie.
- Kaucja: kwota do zwrotu albo potrącenia, z uzasadnieniem odwołującym się do konkretnych pól protokołu.
Wzór protokołu do skopiowania
| PROTOKÓŁ WYDANIA / ZWROTU MASZYNY nr ……… do umowy najmu nr ……… | |
|---|---|
| Wypożyczalnia | nazwa, NIP, osoba wydająca |
| Najemca | nazwa, NIP, osoba odbierająca, nr dokumentu |
| Maszyna | typ / model / nr seryjny / rok |
| Data i godzina | ……… miejsce: ……… |
| Stan licznika (mth) | ……… (zdjęcie nr …) |
| Paliwo | … / 8 (zdjęcie nr …) |
| Osprzęt i wyposażenie | ☐ łyżka … ☐ młot ☐ szybkozłącze ☐ kluczyki ☐ dokumenty ☐ gaśnica ☐ inne: ……… |
| Sprawność | ☐ światła ☐ hydraulika ☐ hamulce ☐ sygnał cofania ☐ uwagi: ……… |
| Uszkodzenia | zaznaczone na rysunku (załącznik) — opis: ……… |
| Zdjęcia | liczba: … wykonał: ……… data: ……… |
| Uwagi stron | ……… |
| Podpisy | wypożyczalnia: ……… najemca: ……… |
Rysunek maszyny do zaznaczania uszkodzeń to zwykle schemat z czterech stron — możesz go wydrukować z instrukcji obsługi albo narysować raz i kopiować.
Typowe błędy
Protokół podpisany „w ciemno". Klient podpisuje przed obejrzeniem maszyny, bo mu się spieszy. Później twierdzi, że nie wiedział, co podpisuje. Rozwiązanie: przejście przez pola protokołu przy maszynie trwa pięć minut i jest tańsze niż jeden spór.
Zdjęcia w telefonie pracownika. Pracownik odchodzi, telefon idzie z nim, a z nim zdjęcia z ostatnich dwóch lat. Zdjęcia muszą trafiać do dokumentacji firmy w chwili wykonania.
Protokół papierowy bez kopii. Oryginał w segregatorze na placu, a rozliczenie robi biuro w innym mieście. Rozliczenie jest więc spóźnione, a kaucja zwracana bez sprawdzenia protokołu.
Papier czy telefon
Papierowy protokół działa, o ile ktoś go zeskanuje i podepnie do umowy, a zdjęcia zostaną opisane numerem protokołu. W praktyce jedno i drugie dzieje się rzadko. Dlatego wypożyczalnie przechodzą na protokół wypełniany na telefonie lub tablecie przy maszynie: zdjęcia trafiają prosto do karty wynajmu, rysunek uszkodzeń zaznacza się palcem, a dokument w PDF jest gotowy do podpisu przed odjazdem klienta. Tak działa program do wynajmu maszyn budowlanych — protokół wydania i zwrotu ze zdjęciami jest w nim tą samą kartą wynajmu, z której potem rozliczasz dni płatne i kaucję.
Jeżeli dopiero wybierasz narzędzie dla wypożyczalni, listę rzeczy do sprawdzenia rozpisaliśmy we wpisie program do wypożyczalni sprzętu budowlanego — jak wybrać.