Uruchomienie gotowego systemu biletowego zajmuje kilka dni roboczych. Mimo to co roku część obiektów otwiera sezon bez sprzedaży online, bo o systemie pomyślano w tygodniu, w którym trzeba było jeszcze zarejestrować konto płatnicze, ustalić cennik i przeszkolić kasjerów. Poniżej harmonogram odliczany od dnia otwarcia — z tym, co w każdym tygodniu musi być gotowe i kto to robi.
6 tygodni przed otwarciem: decyzja i umowa
Na tym etapie wybierasz system i podpisujesz umowę. Jeżeli jeszcze porównujesz oferty, lista rzeczy do sprawdzenia jest we wpisie system biletowy dla parku rozrywki — jak wybrać. Sześć tygodni to nie przesada: kolejne kroki zależą od instytucji zewnętrznych, na których tempo nie masz wpływu.
Od razu zamów też to, czego brakuje po Twojej stronie: jeżeli planujesz paragony, potrzebujesz decyzji księgowości i ewentualnie zakupu urządzenia fiskalnego zgodnego z systemem.
4 tygodnie przed: konto u operatora płatności
To najczęściej niedoszacowany punkt całego harmonogramu. W dobrze skonstruowanym modelu pieniądze za bilety wpływają bezpośrednio na Twoje konto u operatora płatności (w Polsce najczęściej PayU), a nie na konto dostawcy oprogramowania. Oznacza to, że konto zakładasz Ty, na swoją firmę.
Operator weryfikuje działalność, dokumenty rejestrowe i rachunek bankowy. Zwykle zajmuje to kilka dni roboczych, ale każde uzupełnienie dokumentów wydłuża proces. Bez aktywnego konta system nie ma gdzie przyjąć płatności — więc nie da się go przetestować z prawdziwym zakupem.
Przy okazji ustalasz z operatorem stawkę prowizji za obsługę płatności. To osobna pozycja od prowizji systemu biletowego; obie rozpisaliśmy we wpisie o kosztach systemu sprzedaży biletów.
3 tygodnie przed: cennik, sezony, rodzaje biletów
Dostawca może skonfigurować sprzedaż dopiero wtedy, gdy dostanie komplet danych. Przygotuj jedną tabelę:
| Rodzaj biletu | Sezon niski | Sezon wysoki | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Normalny | cena | cena | — |
| Ulgowy | cena | cena | kto ma prawo do ulgi |
| Rodzinny | cena | cena | skład rodziny, np. 2+2 |
| Grupowy | cena | cena | od ilu osób, opiekun gratis? |
Do tego daty sezonów, dni zamknięte, logo w dobrej jakości i tekst, który gość ma zobaczyć na bilecie (regulamin skrócony, godziny otwarcia, dojazd). Im mniej pytań zwrotnych od dostawcy, tym szybciej działa sprzedaż.
Ustal też politykę zwrotów i zmiany terminu. Nie musi być rozbudowana, ale musi istnieć, zanim pierwszy gość napisze, że nie może przyjechać.
2 tygodnie przed: testy i szkolenie obsługi
Sprzedaż jest skonfigurowana, konto płatnicze działa. Teraz kupujesz bilet testowy za prawdziwe pieniądze, sprawdzasz e-mail z kodem i weryfikujesz go na bramce dokładnie tym urządzeniem, którego użyje obsługa. Jeżeli bramka sprawdza bilety aparatem telefonu, przetestuj to na telefonie kasjera, nie na swoim.
Szkolenie obsługi gotowego systemu zajmuje około godziny. Cztery rzeczy, które każdy kasjer musi umieć bez pytania:
- sprawdzić bilet i rozpoznać, że był już użyty,
- znaleźć zamówienie po nazwisku albo e-mailu i wysłać bilet ponownie,
- sprawdzić, czy płatność została zaksięgowana,
- wiedzieć, do kogo dzwonić, gdy coś nie działa — i że nie jest to właściciel.
1 tydzień przed: link „kup bilet" wszędzie
System działa, ale gość musi go znaleźć. Przycisk zakupu na stronie głównej obiektu (nie w zakładce „cennik" trzy kliknięcia dalej), link w profilu Google Business, w opisie na Facebooku i Instagramie, w stopce e-maili. Jeżeli obiekt jest w katalogach turystycznych, zaktualizuj wpisy.
W tym tygodniu warto też uruchomić pierwszą promocję przedsprzedażową — bilet kupiony przed otwarciem to gotówka przed sezonem i test systemu przy realnym, ale jeszcze niewielkim ruchu.
Kto robi co
| Zadanie | Robi obiekt | Robi dostawca |
|---|---|---|
| Konto u operatora płatności | tak | podłącza do systemu |
| Decyzja o paragonach | tak, z księgowością | integruje urządzenie |
| Cennik, sezony, logo, teksty | tak | konfiguruje |
| Przycisk na stronie www | udostępnia stronę | osadza okno zakupu |
| Test zakupu i bramki | tak | wspiera |
| Szkolenie kasjerów | zbiera ludzi | prowadzi |
| Linki w Google, social media | tak | — |
Trzy pułapki
Zmiana cennika w szczycie. Jeżeli zmiany cen wymagają zgłoszenia do dostawcy, promocja na długi weekend nie ruszy na czas. Wybieraj system, w którym cennik zmieniasz sam.
Fiskalizacja odłożona „na później". Jeżeli okaże się, że sprzedaż wymaga paragonów, a system ich nie wystawia, kasjer będzie przepisywał zamówienia ręcznie w najgorszym możliwym momencie. Zapytaj księgowość w pierwszym tygodniu, nie w ostatnim.
Jeden człowiek, który wszystko wie. Jeżeli tylko właściciel umie wysłać bilet ponownie, właściciel będzie odbierał telefony w każdą sobotę sezonu. Szkolenie ma objąć wszystkich, którzy pracują w kasie.
Skrócona wersja dla tych, którzy są już spóźnieni
Jeżeli do otwarcia zostały dwa tygodnie: dziś załóż konto u operatora płatności, jutro wyślij dostawcy cennik i logo, a szkolenie zrób w dniu, w którym konto zostanie aktywowane. Gotowy system sprzedaży biletów online uruchamiamy w 3–5 dni roboczych od otrzymania danych i dostępu do płatności — to wystarczy, o ile konto płatnicze nie czeka na dokumenty.