Rozmowa o cenie programu do serwisu zatrzymuje się zwykle na jednej kwocie z cennika, a ta kwota w każdej ofercie znaczy co innego. Jeden dostawca liczy za każdego użytkownika, drugi bierze ryczałt za panel, u trzeciego w abonamencie są zlecenia, ale magazyn części jest dopłatą. Przy dwóch osobach w biurze różnica jest kosmetyczna, przy ośmiu — to dwa różne rachunki. Poniżej cztery pozycje, z których składa się realny koszt, przykładowe wyliczenie dla serwisu z czterema serwisantami i sposób sprowadzenia dwóch ofert do jednej liczby.
Dwa modele, które na cenniku wyglądają tak samo
Za użytkownika — płacisz stawkę razy liczba kont, więc rachunek rośnie z każdą osobą, która ma widzieć zlecenia. Za panel — płacisz jedną kwotę miesięcznie, a liczba kont nie zmienia nic albo prawie nic; zakres wyznaczają wtedy plany.
W obu modelach po cichu siedzą limity: liczba zleceń w miesiącu, maszyn w kartotece, klientów w bazie. Limit na zleceniach boli najszybciej, bo rośnie z pracą, a nie z zatrudnieniem. Zapytaj, co się dzieje po jego przekroczeniu: dopłata za sztukę, wyższy plan czy blokada.
1. Abonament: ile kont naprawdę potrzebujesz
Przy rozliczeniu za użytkownika to liczba, która rządzi rachunkiem — i musisz ustalić ją sam, zanim zapytasz o cenę. Wypisz role, nie nazwiska:
- Przyjęcie zleceń. Osoba, która zakłada zlecenie i rozmawia z klientem. Pełne konto, bez dyskusji.
- Mechanicy w warsztacie. Czasem wystarczy tablet w hali, o ile system pozwala podpisać robociznę nazwiskiem mechanika bez osobnej licencji. Zapytaj — to różnica kilku kont.
- Serwisanci w terenie. Każdy potrzebuje własnego dostępu z telefonu. Bez tego i tak zadzwoni do biura, a wtedy program nie zdejmuje pracy, tylko ją dokłada.
- Magazynier. Rola istnieje, gdy części wydaje kto inny niż mechanik; w dwuosobowym warsztacie zwykle jej nie ma.
- Podgląd dla właściciela i księgowości. Tu pada najczęściej pomijane pytanie: czy konto tylko do odczytu kosztuje tyle samo co pełne.
Dopytaj też o sezon: jeżeli licencji nie da się zwolnić w trakcie roku, przez zimę płacisz za ludzi, których nie ma w pracy. Jak rozdzielać zlecenia między te role, opisaliśmy we wpisie zarządzanie ekipą serwisową maszyn rolniczych w sezonie.
2. Moduły, które w drugiej ofercie są dopłatą
Porównanie kwot ma sens dopiero wtedy, gdy po obu stronach stoi ten sam zakres:
| Moduł | Jak bywa rozliczany | Po co |
|---|---|---|
| Magazyn części przy zleceniu | często wyższy plan | część schodzi ze stanu przy wydaniu, nie przy inwentaryzacji |
| Praca na telefonie w terenie | dopłata za konto mobilne | serwisant zamyka zlecenie u klienta, biuro nic nie przepisuje |
| SMS lub e-mail do klienta | pakiet plus opłata za sztukę | mniej telefonów „czy już gotowe” |
| Przypomnienia o przeglądach | zwykle wyższy plan | przegląd sprzedaje się sam, jeśli ktoś o nim pamięta |
| Integracja z księgowością | prawie zawsze osobno | faktura nie jest wpisywana drugi raz |
Każdy moduł dokupiony po pół roku zmienia rachunek porównywany dziś, więc zaznacz od razu te, bez których praca się nie zamyka. Co program ma umieć niezależnie od ceny, rozpisaliśmy osobno: oprogramowanie dla serwisu maszyn budowlanych — jak wybrać.
3. Wdrożenie: płacisz za dane, nie za instalację
Uruchomienie gotowego programu to kwestia dni roboczych, więc koszt wdrożenia bierze się nie z instalacji, tylko z danych: kartoteki maszyn, bazy klientów i tego kawałka historii napraw, bez którego nowy system jest pustym zeszytem. Trzy rzeczy do ustalenia przed podpisaniem umowy:
- Kto wprowadza dane. Import z Excela po stronie dostawcy, przepisywanie po Twojej albo mieszanka. Jeżeli przepisuje Twój człowiek, koszt istnieje tak samo — tylko płacisz go godzinami biura.
- Jak głęboko sięga historia. Zwykle wystarczy ostatni rok i maszyny na gwarancji. Przenoszenie dziesięciu lat kosztuje najwięcej i przydaje się najrzadziej.
- Czy konfiguracja jest płatna. Typy zleceń, stawki robocizny, szablony dokumentów — u jednych część uruchomienia, u innych usługa liczona za godzinę.
4. Koszty, które pojawiają się w trzecim miesiącu
- Wiadomości ponad pakiet. Rozliczane za sztukę, a ich liczba rośnie z liczbą zleceń, nie z liczbą ludzi.
- Kolejne konto albo wyższy plan. Pierwszy serwisant przyjęty po podpisaniu umowy pokazuje, ile naprawdę kosztuje model za użytkownika.
- Miejsce na zdjęcia i załączniki. Serwis dokumentujący stan maszyny przy przyjęciu zapełnia je szybciej, niż zakłada.
- Wyjście z systemu. Co dostajesz przy rezygnacji: same zlecenia czy kartotekę maszyn z historią, w jakim formacie i czy płatnie.
Z osobna żadna z tych pozycji nie wygląda groźnie; razem bywają drugą co do wielkości linią rachunku.
Przykładowy rachunek: sześć kont i 120 zleceń
Czterech serwisantów, jedna osoba na przyjęciu zleceń i magazynier to sześć kont. W modelu za użytkownika mnożysz stawkę przez sześć i przez dwanaście miesięcy; w ryczałcie płacisz dwanaście razy tę samą kwotę, niezależnie od tego, czy kont jest sześć, czy dziewięć. Próg, powyżej którego ryczałt wygrywa, wychodzi z jednego dzielenia: kwota ryczałtu przez stawkę za użytkownika — licz go dla obsady, którą będziesz mieć za rok.
Druga liczba to zlecenia. Serwis zamykający 120 zleceń miesięcznie i wysyłający dwa SMS-y na zlecenie — przyjęcie i „gotowe do odbioru” — potrzebuje 240 wiadomości. Jeżeli pakiet obejmuje 100, za pozostałe 140 płacisz co miesiąc za sztukę. W cenniku to drobny druk, w rachunku rocznym już nie.
W jednoosobowym warsztacie proporcja się odwraca: koszt kont jest marginalny i decyduje wyłącznie to, czy potrzebujesz magazynu części i integracji z księgowością.
Jak porównać dwie oferty na jednej kartce
Podziel kartkę na dwie kolumny i wpisz cztery liczby: roczny abonament przy Twojej liczbie kont, roczny koszt modułów, których faktycznie użyjesz, jednorazowe wdrożenie z migracją danych i roczny koszt pozycji z trzeciego miesiąca. Porównujesz sumy, nie kwoty z nagłówka cennika. Gdy obie wyjdą blisko siebie, decyduje już tylko to, czy program pasuje do Twojej roboty.
Po naszej stronie ta kartka jest krótsza: program do serwisu maszyn rozliczamy za panel, więc kolejny mechanik nie podnosi abonamentu, a plany różnią się zakresem: magazynem części, powiadomieniami dla klientów i połączeniem z księgowością. Uruchomienie jest bezpłatne, więc pozycja „wdrożenie” zostaje pusta. Ile wychodzi miesięcznie przy zakresie, którego potrzebujesz, sprawdzisz w cenniku pod tą stroną.