Pytanie „ile to kosztuje” ma przy systemach biletowych złą odpowiedź w postaci jednej liczby. Rachunek składa się z czterech niezależnych pozycji, a dostawcy eksponują różne — stąd wrażenie, że oferty są nieporównywalne. Są porównywalne, tylko trzeba je najpierw sprowadzić do wspólnej postaci.

1. Abonament za dostęp do systemu

Stała kwota miesięczna, niezależna od tego, ile biletów sprzedasz. Płacisz za działającą aplikację, aktualizacje, kopie zapasowe i to, że ktoś odbierze telefon w długi weekend. To jedyna pozycja, którą da się porównać wprost — pod warunkiem, że sprawdzisz, co dokładnie obejmuje.

Rzeczy, które w jednej ofercie siedzą w abonamencie, a w drugiej są płatnym dodatkiem: liczba stanowisk kasowych, liczba kont użytkowników, panel dla kontrolera na bramce, moduł raportów, cenniki sezonowe, bilety grupowe i rezerwacje szkolne. Dwa abonamenty o tej samej kwocie potrafią się różnić o kilkaset złotych miesięcznie po doliczeniu tego, czego akurat potrzebujesz.

2. Prowizja od sprzedaży — uwaga, są dwie

Tu powstaje najwięcej nieporozumień, bo w rachunku występują dwie różne prowizje i bywają mylone albo świadomie zlewane w jedną.

Prowizja operatora płatności to koszt obsłużenia przelewu, BLIK-a albo karty. Pobiera ją bramka płatnicza, nie dostawca oprogramowania. Stawka zależy od obrotu i jest negocjowana indywidualnie — jeżeli dostawca podaje ją jako „około tyle”, poproś o nazwę operatora i sprawdź warunki bezpośrednio u niego.

Prowizja systemu to udział dostawcy oprogramowania w sprzedaży online. Ta jest przedmiotem negocjacji z dostawcą i to ona decyduje o tym, czy model rozliczenia Ci się opłaca.

Kiedy prowizja jest korzystna, a kiedy nie: przy sprzedaży sezonowej — a taka jest większość obiektów rekreacyjnych — prowizja przenosi część ryzyka na dostawcę. W martwym listopadzie płacisz mało, bo mało sprzedajesz. Przy stabilnej, wysokiej sprzedaży przez cały rok proporcje się odwracają i model prowizyjny zaczyna kosztować więcej niż wyższy abonament bez prowizji. Punkt, w którym się to przełamuje, policzysz w pięć minut — potrzebujesz tylko rocznego obrotu online i obu wariantów cennika.

3. Wdrożenie i konfiguracja

Opłata jednorazowa za uruchomienie: konfiguracja typów biletów, cenników, sezonów, podpięcie bramki płatniczej, integracja ze stroną, testy i przeszkolenie obsługi. Rozpiętość na rynku jest duża, bo pod tą samą nazwą kryją się dwie zupełnie różne rzeczy.

Wdrożenie gotowego systemu to konfiguracja: dni, nie miesiące. Wdrożenie „dedykowane” to projekt programistyczny — inna skala kosztu i inne ryzyko harmonogramu. Jeżeli oferta mówi o kilku tygodniach analizy przed uruchomieniem, kupujesz to drugie, nawet jeśli w cenniku nazywa się tak samo.

4. Koszty, które pojawiają się później

Pozycje spoza cennika, które łatwo pominąć przy porównywaniu ofert:

  • Sprzęt na bramce — czytnik kodów QR albo tablet z aparatem. Jeżeli system weryfikuje bilety aparatem zwykłego telefonu, ta pozycja znika.
  • Kasa lub drukarka fiskalna i jej integracja — obowiązek fiskalny zależy od formy sprzedaży, więc to pytanie do księgowości, nie do dostawcy oprogramowania. Ale sprawdź, czy system w ogóle taką integrację ma, zanim okaże się, że kasjer przepisuje transakcje ręcznie.
  • Zmiany w cenniku i sezonach — czy przestawisz je sam w panelu, czy każda zmiana to zgłoszenie do dostawcy. Przy obiekcie sezonowym to różnica między jednym kliknięciem a kilkoma dniami oczekiwania w szczycie sprzedaży.
  • Wsparcie poza godzinami pracy — awaria sprzedaży w sobotę o 11:00 kosztuje dokładnie tyle, ile wynosi utarg soboty.
  • Eksport danych przy zmianie dostawcy — czy dostaniesz bazę klientów i historię sprzedaży w otwartym formacie. Warto ustalić na starcie, bo na końcu nie ma już siły przetargowej.

Przykładowy rachunek

Obiekt sprzedaje online 1 200 biletów miesięcznie po 45 zł, czyli 54 000 zł obrotu online. Przy prowizji systemu na poziomie 5% oddajesz 2 700 zł miesięcznie — zwykle więcej niż sam abonament. Przy 8% jest to 4 320 zł. Do tego dochodzi prowizja operatora płatności liczona od tej samej podstawy.

Wniosek praktyczny: przy takim wolumenie o rachunku decyduje prowizja, nie abonament, więc porównywanie ofert po samej kwocie miesięcznej prowadzi do złej decyzji. Przy 150 biletach miesięcznie proporcja jest odwrotna i liczy się głównie abonament. Policz swój wolumen, zanim zaczniesz porównywać cenniki — bez tej liczby żadne porównanie nie ma sensu.

O co zapytać przed podpisaniem umowy

  1. Co dokładnie zawiera abonament, a co jest dodatkowo płatne — poproś o listę, nie o zapewnienie.
  2. Jaka jest prowizja systemu i czy jest liczona od kwoty brutto, czy netto.
  3. Kto jest operatorem płatności i jakie warunki dostanę bezpośrednio od niego.
  4. Ile trwa wdrożenie i co dokładnie muszę dostarczyć, żeby się zaczęło.
  5. Czy zmieniam cennik i sezony samodzielnie w panelu.
  6. Jaki jest czas reakcji na awarię sprzedaży w weekend.
  7. W jakim formacie odzyskam swoje dane, jeżeli zdecyduję się na zmianę.
  8. Jaki jest okres wypowiedzenia i czy jest zobowiązanie czasowe.

Osiem pytań, na które uczciwy dostawca odpowiada konkretem od ręki. Jeżeli odpowiedzi na któreś trzeba czekać albo brzmi ona „to zależy”, to jest dokładnie ta pozycja rachunku, która zaskoczy Cię po podpisaniu umowy.