Stawka za godzinę pracy w serwisie bierze się najczęściej z rozmowy: tyle bierze zakład po sąsiedzku, tyle było w zeszłym roku plus trochę, tyle zaakceptował największy klient. Potem przez rok wszystko się zgadza, a na koniec roku okazuje się, że najwięcej pracy poszło w zlecenia, które zarobiły najmniej. Problem nie leży w wysokości stawki, tylko w tym, że nikt jej nie policzył — a policzyć ją da się w pół godziny, z danych, które już masz w kadrach i w rachunkach. Poniżej: dlaczego liczba fakturowanych godzin jest ważniejsza od stawki, co wchodzi do kosztu godziny, wzór mieszczący się w jednej linijce, przykładowe wyliczenie i to, co robi z nim dojazd.
Osiem godzin pracy to nie osiem godzin na fakturze
Pierwszy błąd w każdym takim rachunku polega na dzieleniu kosztów przez czas obecności w pracy. Mechanik jest w firmie osiem godzin, ale na zleceniu stoi krócej: dochodzi dojazd, szukanie części, telefon do klienta, opis wykonanych czynności, przyjęcie maszyny i porządek po robocie. To wszystko jest pracą — tylko że nikt za nią nie płaci osobno.
Miesiąc z dwudziestoma jeden dniami roboczymi daje 168 godzin obecności na jednego mechanika. Ile z nich trafia na zlecenia, wie tylko firma, która to mierzy. Jeżeli nie mierzysz, przyjmij na początek szacunek ostrożny, a nie optymistyczny — pomyłka w tę stronę kosztuje mniej.
Co naprawdę wchodzi do kosztu godziny
Do wyliczenia potrzebujesz rocznych kwot z trzech poziomów. Ostatni bywa pomijany i to on najczęściej zjada marżę.
| Poziom | Co w nim jest | Skąd wziąć liczbę |
|---|---|---|
| Mechanik | wynagrodzenie brutto ze składkami pracodawcy, odzież, szkolenia, badania | koszt pracodawcy z kadr, nie kwota z umowy |
| Stanowisko pracy | narzędzia i ich serwis, samochód serwisowy, paliwo, ubezpieczenie, telefon | rachunki z ostatnich dwunastu miesięcy |
| Firma | czynsz, księgowość, biuro, oprogramowanie, ubezpieczenie OC działalności | koszty ogólne podzielone przez liczbę mechaników |
Marży w tym zestawieniu nie ma — to jest koszt, czyli punkt, poniżej którego dopłacasz do roboty. Stawka dla klienta powstaje dopiero z niego plus zysk, którego oczekujesz.
Wzór mieści się w jednej linijce
Koszt roboczogodziny to suma kosztów rocznych podzielona przez liczbę godzin, które faktycznie trafiły na zlecenia. Nie przez godziny obecności, nie przez etat, nie przez kalendarz.
Cała trudność siedzi w mianowniku. Licznik znajdziesz w księgowości w piętnaście minut, a mianownik ma tylko ta firma, która zapisuje czas przy zleceniach. To jest główny powód, dla którego warto notować godziny na zleceniu, nawet jeżeli klient i tak płaci ryczałtem.
Przykładowe wyliczenie dla jednego mechanika
Liczby poniżej są przykładowe — podstaw swoje, mechanizm zostaje ten sam. Mechanik kosztuje firmę 110 000 zł rocznie, stanowisko z samochodem i narzędziami 40 000 zł, a przypadająca na niego część kosztów ogólnych to 30 000 zł. Razem 180 000 zł.
Przy 1 800 godzinach obecności w roku i 60 procentach czasu spędzonego na zleceniach fakturowanych godzin wychodzi 1 080. Koszt jednej to około 167 zł. Przy tej samej kwocie i 70 procentach efektywności godzin jest 1 260, a koszt spada do jakichś 143 zł — dziesięć punktów procentowych lepszej organizacji zmienia koszt o 24 zł na godzinie, czyli więcej, niż zwykle da się wynegocjować podwyżką stawki.
To jest cała pointa tego rachunku: łatwiej odzyskać godziny, niż podnieść cenę. I jedno, i drugie wymaga jednak wiedzy, ile tych godzin dziś przepada.
Dojazd kosztuje tyle samo, a płaci mniej
W serwisie mobilnym dojazd potrafi zająć drugie tyle, co sama naprawa, a rozliczany bywa ryczałtem, który powstał kilka lat temu. Godzina w trasie kosztuje Cię dokładnie tyle samo co godzina przy maszynie — mechanik, samochód i paliwo pracują tak samo.
Są dwie szkoły: wliczyć dojazd w wyższą stawkę godzinową albo rozliczać go osobno jako kilometry i czas. Pierwsza jest prostsza w rozmowie z klientem, druga uczciwiej rozkłada koszt między klientem zza rogu a tym z drugiego końca województwa. Wybór zależy od tego, jak bardzo rozrzuceni są Twoi klienci — ale wybór musi być świadomy, a nie odziedziczony po cenniku sprzed lat.
Zlecenia, które wyglądają na dochodowe
Gdy znasz koszt godziny, rentowność pojedynczego zlecenia przestaje być kwestią wrażenia. Wystarczy porównać wartość z faktury z sumą: godziny razy koszt plus części w cenie zakupu. Zlecenia gwarancyjne, reklamacyjne i te „przy okazji” wchodzą do tego rachunku tak samo — i to one zwykle tłumaczą, dlaczego dobry miesiąc nie przełożył się na wynik.
Reszta rachunku za prowadzenie serwisu, łącznie z kosztem samego programu, jest rozbita we wpisie o tym, ile kosztuje program do serwisu maszyn.
Zacznij od dwóch tygodni pomiaru
Nie ustalaj nowej stawki dzisiaj. Przez dwa tygodnie zapisuj przy każdym zleceniu trzy liczby: godzinę rozpoczęcia, godzinę zakończenia i czas dojazdu. Po tym okresie policzysz udział godzin fakturowanych i dopiero wtedy wstawisz swój mianownik do wzoru.
Jeżeli zapisywanie czasu ma przetrwać dłużej niż te dwa tygodnie, musi dziać się przy zleceniu, a nie w osobnym arkuszu wypełnianym wieczorem z pamięci. W programie do serwisu maszyn czas i części są polami tego samego zlecenia, więc koszt roboty wychodzi z danych, które mechanik i tak wpisuje, zamiast z osobnej ewidencji prowadzonej dla samego liczenia. Jak takie zlecenie powinno wyglądać, pokazujemy we wpisie o tym, co musi zawierać zlecenie serwisowe.